Lea esto primero
Guided sourcing está condicionado por plantillas, y funciona junto al clásico en lugar de reemplazarlo.
Una plantilla de proyecto es una plantilla de guided sourcing solo si sus propiedades tienen Guided Sourcing Template = Yes. Ese único booleano es el filtro de acceso. Sin una plantilla con esa marca no hay eventos de guided sourcing, sin importar lo que se haya habilitado, licenciado o demostrado. Las plantillas clásicas siguen funcionando — ambas coexisten en el mismo sitio, usando los mismos proveedores, códigos de commodity, usuarios y grupos.
Nada obliga a una migración total, lo cual es bueno para el riesgo y malo para la gobernanza: es perfectamente posible ejecutar ambas indefinidamente sin que nadie sea dueño de la decisión. Y casi todo lo demás se hereda — master data común, el framework de plantillas de proyecto, grupos de usuarios, parámetros de ICM. Por eso la habilitación se ve engañosamente barata en un plan. Los pasos son cortos. El diseño de plantillas, el modelo de grupos y el master data subyacente no lo son.
La habilitación de siete pasos
| # | Paso | Dónde | Notas |
|---|---|---|---|
| 1 | Habilitar guided sourcing | Ariba Administrator / ICM | El filtro de acceso para todo lo demás |
| 2 | Configurar usuarios para guided sourcing | Ariba Administrator | Los usuarios necesitan el grupo de guided sourcing correspondiente |
| 3 | Configurar commodities preferidos por usuario | Ariba Administrator | Impulsa las recomendaciones y el dashboard For You — omitirlo deja vacía la propuesta de personalización |
| 4 | Configurar plantillas de guided sourcing | Flujo de plantillas de proyecto | El verdadero trabajo |
| 5 | Configurar recomendaciones de IA (opcional) | Instancia de SAP AI Core | Aprovisionamiento independiente; no un checkbox |
| 6 | Migrar publicaciones heredadas de Discovery (opcional) | Utilidad de migración | Solo si se publica en SAP Business Network Discovery |
| 7 | Habilitar SAP Companion (opcional) | Ariba Administrator | Guía dentro de la aplicación, con contenido personalizado opcional |
El paso 3 es el que se omite silenciosamente. Los commodities preferidos se configuran por usuario, y alimentan tanto el motor de recomendaciones como el dashboard personalizado. Un sitio donde nadie los tiene configurados hará una demo como si las funciones de inteligencia no funcionaran — porque, funcionalmente para ese usuario, no funcionan.
Para el sector público, eTendering trae su propia superficie: plantillas de sector público, páginas de acceso público, el European Single Procurement Document y la publicación de avisos a través del gateway administrado hacia TED eForms o los portales del Reino Unido. Un dato comercial clave para el alcance: a partir de mayo de 2025, ya no hay nuevas suscripciones disponibles para SAP Ariba Strategic Sourcing Suite. Confirme el esquema comercial antes de diseñar sobre la documentación de Suite.
El filtro de plantilla
El flujo de trabajo
- 01Crear o copiar una plantilla base
- 02Editar las propiedades de la plantilla
- 03Configurar Guided Sourcing Template = Yes
- 04Configurar las event rules para ese tipo de evento
- 05Publicar
Copie, no construya desde cero. Así hereda un conjunto de reglas que ya funciona en lugar de reconstruir uno — y es el camino de migración más seguro para un parque clásico ya establecido: copiar, marcar, ajustar, publicar en paralelo.
| Tipo de evento | Conjunto de reglas |
|---|---|
| RFI y RFP | Guided Sourcing RFI and RFP Event Rules |
| Subasta inglesa (inversa) | Guided Sourcing English Auction Event Rules |
| Subasta holandesa | Guided Sourcing Dutch Auction Event Rules |
| Subasta japonesa | Guided Sourcing Japanese Auction Event Rules |
| Tablero de mensajes | Guided Sourcing Message Board Event Rules |
“Vamos a activar guided sourcing” no es una sola tarea de configuración; es una por cada tipo de evento, cada una con reglas que deben acordarse con el negocio.
La excepción de la subasta japonesa. Las plantillas de subasta japonesa requieren que un representante de SAP Customer Support ejecute una tarea programada para instalarlas, iniciada por su Designated Support Contact al abrir una solicitud de servicio. No es autoservicio ni instantáneo. Solicítelo durante la construcción, no durante el UAT.
Los límites que definen su diseño
Lea esto antes del taller de diseño, no después. Estos límites aplican a los eventos de sourcing en general, tanto guiados como clásicos, y determinan qué estructuras de evento son siquiera posibles.
| Elemento | Evento estándar | Large-Capacity RFP |
|---|---|---|
| Preguntas + requisitos + adjuntos (combinados) | 500 | 500 |
| Preguntas | Sin límite separado (acotado por el total de 500) | 100 |
| Proveedores | 700 | 700 |
| Respuestas de oferta por proveedor | 100 | 125 |
| Ítems de nivel superior, eventos competitivos | 200 | n/a (siempre no competitivo) |
| Ítems de nivel superior, no competitivo, sin grupo de costos | 2,000 | 10,000 |
| Ítems de nivel superior, no competitivo, con grupo de costos | 100 | n/a |
| Máximo de ítems por sección | 2,000 | 7,500 |
| Total de lotes + líneas | 2,000 | 10,000 |
- Eventos competitivos en paralelo: máximo 200 ítems + lotes durante la oferta abierta. Los ítems dentro de basket lots no cuentan para ese total.
- Eventos competitivos seriales y escalonados: máximo 100 ítems por lote de ítems o lote combinado.
- Large-Capacity RFP es el vehículo designado por encima de 2,000 ítems, hasta 10,000 líneas — su contenido se trabaja vía Excel en lugar de la interfaz. Haga la demo de eso antes de comprometerse.
La trampa de los 700 proveedores
El tope documentado es 700. Los valores por defecto pueden ser menores, y alcanzarlo requiere configurar explícitamente tres parámetros distintos:
Application.AQS.RFX.EventLimits .CompetitiveEvent.MaxSuppliers = 700 .NonCompetitiveEvent.MaxSuppliers = 700 .LargeContentsRFP.MaxSuppliers = 700
Configurar uno no configura los demás — un sitio ajustado para eventos competitivos grandes puede seguir fallando en un RFP no competitivo. Y ICM valida el tipo de dato, no el rango: un número incorrecto se guarda silenciosamente.
El umbral de reporting que nadie menciona
Los eventos no se envían al reporting hasta llegar a Pending Selection, Closed o Cancelled cuando se cumple alguna de las siguientes condiciones:
- Más de 100 ítems (competitivos o no competitivos)
- Ítems × proveedores mayor a 1,000
- No competitivo con más de 100 preguntas
Los eventos de gran capacidad solo envían un resumen — no el detalle de línea. Nada arroja error. Explíquelo durante la habilitación y evita el ticket; explíquelo durante el hypercare y termina discutiéndolo.
Qué aporta realmente guided sourcing
- Recomendaciones de IA
- Recomendaciones de proveedores y preguntas/contenido basadas en sus eventos históricos. Requiere una instancia de SAP AI Core
- Resumen ejecutivo con IA generativa
- Resúmenes de eventos generados por Joule
- Acuerdos marco
- Soportados en guided sourcing; no en el clásico
- Integración con Category Management
- Vincula eventos a categorías de gasto definidas
- Integración con Contract Workspace
- Crea un contract workspace directamente al hacer el award, sin salir de la interfaz
- Traducción de contenido del evento
- Traduce el contenido del evento para eventos internacionales
- Bono-penalización
- Incentivos y penalizaciones que afectan el costo total de la oferta
- Calificación y puntuación
- Preguntas ponderadas y puntuación general del proveedor
- Accesibilidad mejorada
- Documentada como mejorada respecto a la interfaz heredada
- Registros de auditoría
- Historial de cambios y actividad en los eventos de guided sourcing
- Dashboard For You
- Personalizado según los commodities preferidos del usuario
Las funciones de IA tienen una dependencia real. Las recomendaciones requieren una instancia de SAP AI Core y se basan en sus datos históricos de eventos. Un sitio nuevo no tiene nada de dónde recomendar. Si la IA es el caso de negocio, sea honesto respecto a la curva de adopción.
La interfaz cambia continuamente. Las actualizaciones continuas de la UI aportan mejoras de usabilidad sin nueva funcionalidad — lo que significa que las capturas de pantalla en su material de capacitación tienen una vida útil limitada. Escriba documentación basada en tareas.
Dónde buscar cuando algo falla
El bucket de strategic sourcing y contratos contiene 1,541 artículos indexados, divididos en 1,033 How To frente a 414 Problem — aproximadamente 2.5:1. Sourcing genera muchas más preguntas que síntomas, lo opuesto a guided buying. Cuando una pregunta de sourcing llega a su escritorio, lo más probable es que se pueda responder desde la documentación. Busque antes de escalar.
Los dos componentes de guided sourcing que llegan al top quince suman en total 62 artículos, frente a 195 solo para eventos de sourcing clásico. Buscar únicamente en los componentes GS-* dejará fuera la mayor parte de lo relevante. Guided sourcing corre sobre el motor de eventos clásico — para límites, lotes, reglas de oferta, adjudicación e invitación de proveedores, busque también en BNS-ARI-SS-EVT.
| Componente | Artículos |
|---|---|
| BNS-ARI-SS-EVT (eventos de sourcing clásico) | 195 |
| BNS-ARI-SS (sourcing general) | 133 |
| BNS-ARI-SC (contratos de sourcing) | 102 |
| BNS-ARI-SV (visibilidad del gasto) | 74 |
| BNS-ARI-GS-EVT (eventos de guided sourcing) | 36 |
| BNS-ARI-GS-EVT-ADE | 26 |
Checklist previo al go-live
Plantillas y límites
- Al menos una plantilla publicada por tipo de evento en alcance tiene Guided Sourcing Template = Yes.
- Event rules revisadas y aprobadas por tipo de evento — no una sola vez para “guided sourcing”.
- Solicitud de servicio para la subasta japonesa iniciada y completada, si está en alcance.
- Los tres parámetros MaxSuppliers configurados explícitamente si los eventos superan las cantidades de proveedores por defecto.
- La estructura de evento más grande planificada validada contra los límites de ítems/lotes/preguntas sobre el papel.
- Flujo de trabajo de Excel de Large-Capacity RFP demostrado al equipo de categoría, si está en alcance.
- Decisión clásico versus guiado documentada por tipo de evento, con un responsable asignado.
Usuarios e integraciones
- Commodities preferidos completados para usuarios reales, no solo la cuenta de demo.
- Membresía al grupo de guided sourcing verificada para cada perfil de usuario.
- Comportamiento del umbral de reporting explicado a los category managers antes de su primer evento grande.
- Instancia de SAP AI Core provisionada y recomendaciones verificadas, si la IA forma parte del caso de negocio.
- Integraciones de Contract Workspace y Category Management probadas hasta el award.
- Traducción de contenido de eventos probada por idioma, si hay eventos internacionales en alcance.
- Conectividad del portal de eTendering probada de extremo a extremo, si aplica al sector público.
- Material de capacitación redactado priorizando tareas, no capturas de pantalla.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es guided sourcing en SAP Ariba?
- Guided sourcing es una experiencia de sourcing modernizada dentro de SAP Ariba Sourcing que guía a los category managers en la creación de eventos mediante un flujo basado en tareas, dashboards y recomendaciones opcionales de IA, en lugar del editor de eventos clásico impulsado por plantillas.
- ¿Cuál es la diferencia entre guided sourcing y sourcing clásico?
- Guided sourcing simplifica la creación de eventos y agrega personalización y recomendaciones, pero el sourcing clásico aún soporta escenarios y mecánicas de eventos que guided sourcing no cubre. Documente una decisión clásico versus guiado por tipo de evento y asigne un responsable.
- ¿Cómo habilito guided sourcing?
- Habilite la capacidad en Ariba Administrator / ICM, asigne usuarios al grupo de guided sourcing, configure los commodities preferidos por usuario y luego marque al menos una plantilla de proyecto publicada por cada tipo de evento en alcance con Guided Sourcing Template = Yes. Las plantillas son el filtro de acceso: sin una, los usuarios no ven nada.
- ¿Las recomendaciones de IA de guided sourcing requieren configuración adicional?
- Sí. Las recomendaciones requieren una instancia provisionada de SAP AI Core; es un aprovisionamiento independiente y no un simple checkbox, así que planifíquelo en el cronograma si la IA forma parte del caso de negocio.
- ¿Cuáles son los límites de proveedores e ítems en guided sourcing?
- Las cantidades de proveedores por defecto están gobernadas por tres parámetros MaxSuppliers que deben configurarse explícitamente si los eventos superan los valores por defecto, y los límites de ítems, lotes y preguntas deben validarse contra la estructura de evento más grande planificada, sobre el papel, antes del go-live.
- ¿Guided sourcing se integra con contratos y category management?
- Sí — las integraciones de Contract Workspace y Category Management deben probarse hasta el award, junto con la traducción de contenido de eventos para eventos internacionales y la conectividad del portal de eTendering para compradores del sector público.
Glosario
- Guided sourcing
- Interfaz simplificada y moderna para crear y gestionar eventos de SAP Ariba Sourcing; coexiste con el sourcing clásico
- Guided Sourcing Template = Yes
- La propiedad de la plantilla de proyecto que la habilita para ser usada por guided sourcing
- Event rules
- Configuración por tipo de evento que gobierna el comportamiento de la oferta, la visibilidad y la retroalimentación del mercado
- Large-Capacity RFP
- Tipo de evento no competitivo para más de 2,000 ítems, hasta 10,000 líneas; el contenido se gestiona vía Excel
- Cost group
- Agrupación de factores de costo en un ítem; su presencia reduce fuertemente el tope de ítems de nivel superior
- Basket lot
- Tipo de lote donde los precios de ítems individuales se recopilan después de la oferta; excluido del conteo de ítems competitivos en paralelo
- For You dashboard
- Vista personalizada de guided sourcing, filtrada según los commodities preferidos del usuario
- eTendering
- Capacidad de licitación del sector público, incluyendo páginas de acceso público, ESPD y publicación de avisos en portales públicos
- ICM
- Intelligent Configuration Manager — gestión centralizada de autoservicio de parámetros del sitio para Customer Administrators
- SAP Companion
- Guía contextual dentro de la aplicación, ampliable opcionalmente con contenido personalizado
Basado en la documentación de SAP Help Portal para el release 2605 y 1,541 artículos indexados de strategic sourcing y contratos dentro de un corpus de 13,050 SAP KBAs y Notes (2013–2026).